Está pronto para deixar a papelada para trás e modernizar a sua empresa? O conceito de paperless busca eliminá-los e inserir o mundo corporativo na transformação digital.
Porém, mais do que deixar a impressora de lado, é preciso estar alinhado com a cultura digital. O futuro está batendo na porta, agora os papéis são substituídos pela tecnologia em nome da produtividade, eficiência e sustentabilidade da empresa.
Um dos recursos para tornar-se paperless com segurança e profissionalismo é o certificado digital.
Continue acompanhando para saber como aplicar esse conceito dentro da sua empresa, qual a sua origem, seu significado e muito mais!
Qual o significado do termo paperless?
A palavra paperless, em livre tradução, significa “sem papel”. O termo em inglês caracteriza os escritórios ou estabelecimentos que eliminaram ou reduziram o uso de papel no seu dia a dia.
O conceito surgiu na década de 70, mas era difícil imaginar o ambiente corporativo sem papel. Assim, foi a partir da popularização dos computadores que as primeiras visões de um escritório 100% paperless começaram a ser vistas.
O conceito do paperless requer apenas uma conexão à internet para organização e arquivamento das informações, além de uma rede de computadores para se mostrar eficiente e segura para a documentação.
A origem do conceito paperless
Em 1975, o termo foi citado em um artigo da revista Business Week. Basicamente, o artigo escrito pelo CEO da Xerox da época tinha uma previsão que em 1995 os documentos poderiam ser acessados por um clique.
Contudo, essa previsão demorou um pouco mais do que o esperado. Nos anos que se seguiram o consumo de papel aumentou drasticamente nas empresas, devido à evolução das impressoras.
A partir da virada do milênio, os acontecimentos começaram a tomar uma nova forma. As empresas começaram a substituir definitivamente os documentos impressos pelo “paperless”.
Como aplicar o paperless na sua empresa?
Mas como a empresa funciona sem papel? É provável que essa dúvida tenha passado pela sua cabeça. Na verdade é bem simples, a empresa investe em uma infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI).
Outra dica é começar a digitalizar toda a documentação da organização, desde contratos até os documentos do setor de contabilidade. Isso ajuda a facilitar os processos dentro da empresa.
Além disso, são utilizados softwares e ferramentas que atendam as necessidades da empresa e sua gestão.
Em busca de aumentar a segurança, use a “nuvem” (cloud computing) e certificado digital. Esse é um tipo de armazenamento de dados que não utiliza a memória do computador e o acesso é via conexão com a internet. Já o certificado criptografa documentos importantes, diminui os riscos de violação e ainda confere maior segurança jurídica ao conteúdo.
As principais vantagens em adotar o paperless
Como você pode perceber, o paperless é simples e facilmente adaptável. Também traz grandes vantagens. Veja algumas delas a seguir:
Segurança
Os documentos impressos são vulneráveis às ações externas, como o tempo, por exemplo. Além disso,é necessário ressaltar a facilidade de danos e perdas desses documentos, em incidentes como incêndios ou roubos.
A perda de diversos materiais históricos brasileiros e até mundiais já aconteceram devido a essas causas. Por exemplo, com o incêndio do prédio cultural do Museu Nacional no Rio de Janeiro, em 2018, e do Museu da Língua Portuguesa, em São Paulo, no ano de 2015, salvou-se o que era digital apenas.
Os arquivos em uma cultura paperless são armazenados em nuvem com backups periódicos para garantir a segurança. Assim, em caso de acidente, você tem acesso aos arquivos, o que evita muitos transtornos e perdas.
Redução de custos
Com o paperless, os gastos com impressora, suprimentos para impressão, papéis, ou até o deslocamento entre o trajeto de uma papelaria ao escritório, são automaticamente eliminados da sua rotina.
Além disso, o paperless preza pela economia de espaço, ou seja, a sua empresa vai conseguir administrar o espaço livre sem a papelada e deixar o ambiente mais confortável para todos.
Sustentabilidade
Só no ano de 2020, o Brasil produziu 52,6 mil toneladas de papel, de acordo com os dados do grupo CMPC. O alto consumo de água e danos ao solo são um problema, mesmo com reflorestamento.
Isso porque a produção de um quilo de papel demanda 540 litros de água, de acordo com o Instituto Akatu, que preza pelo consumo consciente. Você pode imaginar o quanto esse recurso pode ser economizado quando adotamos o paperless.
Recuperação das informações
A gestão virtual de documentos fica protegida através de uma senha e criptografia. Assim, qualquer software do mercado é elaborado com controle de acesso, no qual as permissões para entrada são destinadas pelos gestores.
Também existe a garantia de rastreabilidade. Ou seja, qualquer movimentação registrada no sistema consegue identificar os dados de quem acessou, o que fez com o arquivo (visualizou, modificou, trocou de lugar, etc.) e até mesmo o dia e horário.
Ao armazenar documentos de forma física, uma empresa corre muitos riscos. No paperless, é mais fácil realizar o backup de documentos antigos. Para encontrar um arquivo, basta realizar uma busca pelo sistema, e em poucos segundos, ele é encontrado.
Além disso, para adicionar novos dados basta pedir a informação para o cliente e subir no sistema. Simples,né?
Entenda como o certificado digital contribui para o paperless
O certificado digital é um documento com criptografia avançada e identidade eletrônica da empresa, pessoas ou máquinas. Ele é pré-requisito para algumas operações e a forma ideal para aumentar sua segurança.
Esse é um dos documentos que, com o paperless, tem um avanço imenso quando tratamos de longevidade, segurança, praticidade, confiabilidade e muitos outros.
Do papel usado para a impressão de um contrato, ao combustível gasto no deslocamento, além de taxas cartoriais, as despesas que envolvem não fazer o uso do certificado digital são muitas.
Afinal, de nada adianta ter seus arquivos e não garantir que estejam seguros no ambiente digital. Por isso, você pode contar com a Certificaminas. Nós somos especialistas em certificados digitais, que facilitam ao máximo a sua vida.
Oferecemos tudo que há de melhor em certificação digital para garantir a segurança, autenticidade e integridade dos dados contidos nos registros digitalizados e nas transações realizadas em ambiente eletrônico.
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